Бизнес-процесс – это набор действий, которые осуществляются в компании для получения планируемого результата, за что клиенты готовы платить вам деньги. Первая проблема, с которой сталкивается большинство компаний, заключается в том, что процессы часто не описаны. Они происходят в компании независимо от того, замечаете вы их или нет. А в отделах продаж, их нет вовсе. Посадите в комнату пятерых менеджеров по продажам из одной компании, продающих одни и те же товары на один и тот же рынок, и в течение 15 минут вы услышите описание десяти разных процессов продаж. Вторая проблема, они описаны очень детально и сложно. Сотрудники их не понимают.
Входящие запросы от клиентов посредством: обращения с сайта, электронной почты, звонка. Куда запросы направляются? По каким критериям, назначается ответственный за обработку запроса? Что сотрудник должен предпринять, в какой период времени обязан отреагировать, необходимо ли задать уточняющие вопросы на полученный запрос от клиента? Сколько времени уйдет на подготовку коммерческого предложения. Повторная связь с клиентом, для корректировки предложения. Согласование поставки, разработка договоров, согласование договоров, подписание договоров. В какое время необходимо информировать клиента о наличии или сроке поставки продукции. Заказ продукции или отпуск со склада, место поставки. Подписание всех закрывающих документов, дальнейшая связь с данным клиентом. Это только часть действий, представленных как пример выполняемых сотрудником отдела продаж. Вовлеченность сотрудников коммерческого отдела в описание бизнес-процессов, позволит на выходе получить простой и понятный документ, который будет работать, а не лежать на полке.
Такой подход позволит добиться нескольких целей:
- Сотрудники отдела продаж выполняют четкий алгоритм действий, связанных с продажей, не отвлекаясь на посторонние работы;
- Увеличивают оборот компании, что от них и ждет руководство;
- На 80% возникших вопросов, есть ответ, что должен сделать сотрудник коммерческого отдела. Экономя время, увеличивая прибыль компании;
- Позволит контролировать эффективность выполнения работ, потраченное время, руководителю найти узкие места в работе сотрудников и совершенствовать их;
- Новый сотрудник быстро адаптируется;
Управление бизнес - процессами, как правило, не проникает во все уголки бизнеса, и отдел продаж остается последним местом, которое нужно описать. Большинство попыток в конечном итоге наносят ущерб, а не способствуют процессу продаж. Происходит это потому, что бизнес-процессы описывает сотрудник очень далекий от продаж и со своей точки зрения, не согласовывая действия с исполнителями. В итоге бизнес-процессы подписываются первыми руководителями и отправляются в дальний ящик.
Что нужно сделать?
Описать основные и вспомогательные бизнес-процессы. Собираем представителей всех подразделений: менеджеры по продажам, бухгалтерия, снабжение, логистика, склад, водители. Разбиваем их на группы и каждая группа описывает свою работу. Определяются ключевые точки для оценки качества выполнения процесса. Описанные бизнес-процессы согласовываются всеми группами. Прописываются KPI. Согласовываются с руководителем и внедряются в копании.
Бизнес - процессы не должны быть сложными, он должен состоять не более чем из 25 шагов. Корректировать бизнес-процесс, необходимо один раз в два года. Созданные бизнес-процессы таким образом, будут просты в использовании, и четко соблюдаться. Менеджеры по продажам будут четко понимать, что от них ждут, знать все свои шаги, не отвлекаться на работу, которая их не касается. Это позволит увеличивать объем продаж компании.
Мы поможем, описать понятные бизнес-процессы.